Как составить и сдать расчет по форме 6-НДФЛ
Как составить и сдать расчет по форме 6-НДФЛ
В данной рекомендации – подробно о том, как заполнить каждую графу расчета 6-НДФЛ и как сдать отчет в инспекцию. Но прежде подчеркнем: новая форма не отменяет обязанность составлять годовые справки по . Эти отчеты по-прежнему нужно подавать в налоговые инспекции в сроки, установленные статьи 230 Налогового кодекса РФ, – не позднее 1-го апреля года, следующего за отчетным. Отличие и формы 6-НДФЛ в том, что справку сдают за каждого человека, а новую форму – в целом по организации.
Кто должен составлять и сдавать расчеты 6-НДФЛ
Сдавать расчеты по форме 6-НДФЛ должны все (). Основание, по которому организация или предприниматель признается налоговым агентом (ст. или НК РФ), значения не имеет ().
Как правило, налоговые агенты по НДФЛ – это работодатели, то есть организации и предприниматели, которые выплачивают доходы по трудовым договорам. Или заказчики – организации и предприниматели, которые выплачивают доходы исполнителям на основании гражданско-правовых договоров.
Если в течение отчетного периода организация или предприниматель не выплачивали никаких доходов физлицам, сдавать форму 6-НДФЛ с нулевыми показателями не нужно. Ведь эти расчеты должны сдавать налоговые агенты (). А если никаких выплат не было, обязанности налогового агента не возникают.
Какие доходы включать в расчет
В расчет по форме 6-НДФЛ включайте все доходы, при выплате которых . Это зарплата, премии, вознаграждения по гражданско-правовым договорам и другие доходы ( Порядка, утвержденного ).
Когда сдавать
Расчеты по форме 6-НДФЛ сдавайте в следующие сроки:
- по итогам I квартала – не позднее 30 апреля,
- по итогам полугодия – не позднее 31 июля,
- по итогам 9 месяцев – не позднее 31 октября,
- по итогам года – не позднее 1 апреля следующего года.
Об этом сказано в пункта 2 статьи 230 Налогового кодекса РФ.
Если последний срок подачи формы 6-НДФЛ приходится на выходной или нерабочий праздничный день, то расчет сдайте в ближайший за ним рабочий день (, ).
Впервые форму 6-НДФЛ нужно сдать за I квартал 2016 года (, Закона от 2 мая 2015 г. № 113-ФЗ). Срок – до 4 мая 2016 года (включительно).
Куда сдавать
Расчеты по форме 6-НДФЛ нужно сдавать в налоговые инспекции по месту учета (). Как правило, организации представляют такие расчеты в инспекции, где они состоят на учете, по своему местонахождению, а предприниматели – по местожительству. Это следует из статьи 83 и Налогового кодекса РФ. Однако в зависимости от статуса организации (предпринимателя) и источника выплаты дохода порядок представления расчетов по форме 6-НДФЛ может быть иным. Сориентироваться во всех ситуациях поможет следующая таблица:
№ п/п | Кто и где и получает доходы | Куда подавать форму 6-НДФЛ | Основание |
1 | Сотрудники головного отделения получают доходы от головного отделения | В налоговую инспекцию по местонахождению головного отделения | |
2 | Сотрудники обособленных подразделений получают доходы от обособленных подразделений |
В налоговые инспекции по местонахождению обособленных подразделений. Форму 6-НДФЛ составляйте по каждому обособленному подразделению. Даже если эти подразделения состоят на учете в одной и той же налоговой инспекции |
, |
3 | Сотрудники одновременно получают доходы и в головном отделении, и в обособленных подразделениях | письма , | |
|
В инспекцию по местонахождению головного отделения организации (с указанием КПП и кода ОКТМО головного отделения) | ||
|
В инспекцию по местонахождению каждого обособленного подразделения (с указанием КПП и кода ОКТМО соответствующего обособленного подразделения) | ||
4 | Сотрудники обособленных подразделений получают доходы от обособленных подразделений, которые находятся в одном муниципальном образовании, но на территориях разных налоговых инспекций | В инспекцию по месту учета. Встать на учет можно в любой инспекции на территории муниципального образования. В эту инспекцию и подавайте справки по всем обособленным подразделениям, которые расположены на территории муниципального образования | , НК РФ |
5 | Сотрудники обособленных подразделений организаций – крупнейших налогоплательщиков, которые получают доходы от обособленных подразделений |
Выберите инспекцию самостоятельно:
|
, |
6 | Сотрудники, работающие у предпринимателей в деятельности на ЕНВД или патентной системе налогообложения | В инспекцию по месту ведения деятельности на ЕНВД или патентной системе налогообложения |
Порядок заполнения
Расчет по форме 6-НДФЛ заполняйте по для налоговой отчетности. Также учтите особенности, которые прописаны в к .
Форма 6-НДФЛ небольшая. Но все разделы в ней обязательны. Форма включает в себя:
- ;
- «Обобщенные показатели»;
- «Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного налога на доходы физических лиц».
В целом форму составляют нарастающим итогом: за I квартал, за полугодие, за 9 месяцев и за календарный год. Сведения для заполнения расчета берите из ( Порядка, утвержденного ).
Если данные какого-либо раздела не умещаются на одной странице, отразите их в дополнительных страницах. Итоговые показатели раздела укажите только на последней странице.
Все страницы составленного расчета пронумеруйте по порядку: «001», «002», «003» и т. д. Любые поля, где приводят ту или иную сумму (например, размер дохода, выплаченного работникам), должны быть заполнены. Если у организации не было выплат, в них вместо прочерков проставьте «0».
Такие правила прописаны в Порядка, утвержденного .
Титульный лист
В верхней части титульного листа проставьте ИНН и КПП организации. Если подаете форму по обособленному подразделению, указывайте КПП подразделения. При заполнении ИНН организации в двух последних ячейках ставят прочерки. Предприниматели, адвокаты, нотариусы указывают только свой ИНН.
В строку «Номер корректировки» первичного расчета впишите «000». Если сдаете исправленный расчет, укажите порядковый номер корректировки («001», «002» и т. д.).
По строке «Отчетный период (код)» проставьте код:
- 21 – при сдаче расчета за I квартал;
- 31 – при сдаче расчета за полугодие;
- 33 – при сдаче расчета за девять месяцев;
- 34 – при сдаче расчета за год.
Далее в графе «Налоговый период (год)» укажите год, за который подаете расчет (например – 2016).
По строке «Представляется в налоговый орган (код)» укажите код налоговой инспекции, . Код ИФНС можно определить по адресу регистрации с помощью интернет-сервиса на .
В поле «По месту нахождения (учета) (код)» также проставляются специальные трехзначные коды:
- 120 – по месту жительства предпринимателя;
- 125 – по месту жительства адвоката;
- 126 – по месту жительства нотариуса;
- 212 – по месту учета российской организации;
- 213 – по месту учета в качестве крупнейшего налогоплательщика;
- 220 – по месту нахождения обособленного подразделения российской организации;
- 320 – по месту ведения деятельности предпринимателя на ЕНВД или патентной системе налогообложения;
- 335 – по месту нахождения обособленного подразделения иностранной организации.
В строке «Налоговый агент» укажите краткое наименование организации в соответствии с учредительными документами, а если такого нет – полное наименование. Предприниматели, адвокаты, нотариусы указывают полные имена, без сокращений.
Коды ОКВЭД указывайте в соответствии с классификатором .
Раздел 1
В «Обобщенные показатели» укажите общую сумму начисленных доходов, предоставленных вычетов, а также общую сумму начисленного и удержанного налога. Раздел 1 заполняйте нарастающим итогом за I квартал, полугодие, девять месяцев и год (). В состав обобщенных показателей включайте доходы (вычеты, суммы налога) по операциям, совершенным в течение отчетного периода. Например, в разделе 1 за полугодие должны быть отражены показатели за период с 1 января по 30 июня включительно.
По каждой налоговой ставке нужно составить отдельный раздел 1. Строки 060–090 в такой ситуации заполняйте только на первой странице.
В строке 010 укажите налоговую ставку.
По строке 020 отразите весь доход сотрудников нарастающим итогом с начала года. В строке 025 выделите доходы в виде дивидендов.
В строке 030 нужно показать общую сумму вычетов по всем сотрудникам – на эту сумму будет уменьшен налогооблагаемый доход. Строку заполняйте также нарастающим итогом с начала года.
В строке 040 отразите сумму исчисленного налога нарастающим итогом с начала года. Она должна быть равна:
Сумма исчисленного НДФЛ (строка 040) | = | Общий доход (строка 020) | – | Общий вычет (строка 030) | x | Ставка НДФЛ (строка 010) |
Аналогично заполняйте строку 045 по дивидендам:
Сумма исчисленного НДФЛ по дивидендам (строка 045) | = | Общий доход по дивидендам (строка 025) | x | Ставка НДФЛ (строка 010) |
В строке 050 укажите сумму , которые зачтены в счет НДФЛ с доходов иностранцев, работающих по патентам.
В строке 060 укажите количество человек, которые получали доход в течение отчетного (налогового) периода.
По строке 070 покажите сумму удержанного налога, в строке 080 – сумму НДФЛ, которая была исчислена, но не удержана. По строке 090 укажите сумму налога, возвращенного в соответствии со Налогового кодекса РФ.
Такие правила установлены Порядка, утвержденного .
Раздел 2
В указывают даты получения и удержания налога, предельный срок, установленный для перечисления налога в бюджет, а также суммы фактически полученных доходов и удержанного НДФЛ. Чтобы правильно заполнить раздел 2, придется распределить общий доход по датам и для каждой даты указывать отдельную сумму налога.
В включайте только те показатели, которые относятся к трем последним месяцам отчетного периода (). Например, в разделе 2 расчета за полугодие нужно отразить доходы и НДФЛ (с разбивкой по датам) по операциям, совершенным в периоде с 1 апреля по 30 июня включительно.
Заполняя раздел 2, укажите:
- по строке 100 – ,
- по строке 110 – даты удержания налога,
- по строке 120 – даты, не позднее которых должен быть перечислен налог в бюджет. Эти даты указывайте в соответствии с статьи 226 и статьи 226.1 Налогового кодекса РФ (),
- по строке 130 – сумму дохода, которую налоговый агент перечислил на дату по каждой строке 100,
- по строке 140 – сумму налога, которую агент удержал на дату по каждой строке 110.
Об этом сказано в Порядка, утвержденного .
ФНС России установила новые контрольные соотношения показателей расчета 6-НДФЛ. С их помощью бухгалтер может:
– самостоятельно проверить, правильно ли он составил расчет;
– выяснить, какие несоответствия вызовут вопросы при камеральной проверке;
– узнать, что предпримут проверяющие, обнаружив ту или иную ошибку.
Прежние контрольные соотношения, установленные , при проверке формы 6-НДФЛ не применяйте.
Показатели «переходных» периодов
Если зарплата начислена в одном отчетном периоде, а выплачена в другом, при заполнении формы 6-НДФЛ учитывайте следующие особенности.
В выплаты отражают нарастающим итогом. А в – за последние три месяца отчетного периода. При этом «переходящие» выплаты нужно отразить в расчете в том отчетном периоде, когда операция завершена.
Например, если зарплату, начисленную за март, выплатили в апреле, показатели по этой зарплате в расчете за I квартал отразите только в (сумму начисленной зарплаты и исчисленного налога). А поскольку зарплату выплатили в апреле, то и налог фактически удержан в апреле. Поэтому по мартовской зарплате заполните в расчете за полугодие.
Такие разъяснения содержатся в .
Что касается зарплаты за декабрь 2015 года, выплаченной в 2016 году, то в расчета за I квартал 2016 года ее отражать не надо. Однако в сумму декабрьской зарплаты нужно показать в периоде выплаты. Например, если зарплата за декабрь 2015 года выплачена в январе 2016 года, сумму выплаты и удержанного налога отразите в за I квартал 2016 года.
Обращаем внимание, что в настоящее время официального подтверждения такой порядок не имеет, но в устных разъяснениях специалисты налоговой службы пока придерживаются именно такой позиции.
Как сдать 6-НДФЛ
Расчеты по форме 6-НДФЛ нужно сдавать в . На бумажных носителях расчеты можно сдать в единственном случае – если в течение отчетного или налогового периода количество физлиц – получателей доходов – было меньше 25 человек.
Датой представления формы 6-НДФЛ является день, когда:
– подали расчет в инспекцию, если отчет сдает представитель организации или предприниматель;
– отправили по почте с описью вложения;
– спецоператор зафиксировал отправление отчета по ТКС в подтверждении.
Это следует из положений пункта 2 статьи 230 Налогового кодекса РФ и Порядка, утвержденного .
Уточненный расчет
Уточненный расчет по форме 6-НДФЛ подавайте обязательно, если после сдачи первичного расчета:
- изменились данные о суммах доходов и налога (например, налог был пересчитан);
- обнаружили ошибки в первичном расчете.
На титульном листе в строке «Номер корректировки» проставьте «001» при сдаче первого уточненного расчета, «002» – второго и так далее. Об этом сказано в Порядка, утвержденного .
Реорганизация и ликвидация
При реорганизации или ликвидации расчет по форме 6-НДФЛ нужно подать за период от начала года до дня реорганизации (ликвидации).
На титульном листе в строке «Период представления (код)» проставьте один из кодов:
- 51 – расчет за I квартал,
- 52 – расчет за полугодие,
- 53 – расчет за девять месяцев,
- 90 – расчет за год.
Это следует из Порядка и к , утвержденному .
Ответственность
Налогового агента могут оштрафовать, если он:
- не сдал расчет по форме 6-НДФЛ,
- сдал расчет с опозданием,
- привел в форме 6-НДФЛ недостоверные сведения.
В первых двух случаях размер штрафа составит 1000 рублей за каждый полный или неполный месяц со , установленного для подачи расчета (). Если налоговый агент – организация, оштрафуют должностных лиц организации, например ее руководителя.
Штраф за каждый расчет с недостоверными сведениями – 500 рублей. Но его можно избежать, если вы успели обнаружить ошибку и подать уточненный расчет до того, как ошибку нашли инспекторы. Об этом сказано в Налогового кодекса РФ.
Помимо налоговых штрафов, должностным лицам организации (например, руководителю) может быть назначен административный штраф в размере от 300 до 500 руб. ().
Кроме того, за несвоевременное представление расчетов 6-НДФЛ налоговая инспекция вправе заблокировать банковский счет налогового агента ().
Предприниматели, адвокаты, нотариусы к административной ответственности не привлекаются ().
«Как составить и сдать расчет по форме 6-НДФЛ». А.С. Кизимов
Материал из БСС "Система Главбух"
Подробнее: